Auftragsklärung Unternehmenskultur: Fragen fürs Erstgespräch

Ein Unternehmer holt Sie, weil in der Zusammenarbeit etwas nicht mehr rund läuft. Entscheidungen dauern, Verantwortung bleibt hängen, Feedback funktioniert nicht, Veränderung wird zäh. Oft wird dann schnell nach Lösungen gesucht: neue Regeln, neue Meetings, neue Tools. In der Praxis lohnt sich vorher eine saubere Auftragsklärung, als Diagnosegespräch, das die richtigen Hebel sichtbar macht.

In der Entwicklung einer Unternehmenskultur geht es selten nur um Kommunikation. Unternehmenskultur hängt eng mit Unternehmensführung zusammen, und beides ist eingebettet in Vision, Struktur und gelebten Alltag. Wenn Sie als Berater, Coach oder Mediator ein Erstgespräch führen, hilft eine systematische Fragelogik. Sie verringert blinde Flecken und verhindert, dass Sie an den Folgen statt an den Ursachen arbeiten.

Wie Sie die Fragen nutzen

Sie können die Fragen als Leitfaden für ein Erstgespräch verwenden. Je nach Gesprächsverlauf wählen Sie nur die Fragen, die gerade wichtig sind. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst Orientierung über Vision und Strategie, dann Struktur, dann Unternehmenskultur. Die Systemgesetze dienen dabei als Fundament, um Ursachen von Instabilität zu erkennen.

Verlangen Sie im Erstgespräch kein detailliertes Zielbild. Wirkt eine Systemgesetzverletzung, ist ein Ergebnisziel oft noch nicht formulierbar. Dann reicht eine Zielrichtung.

KDW als Selbstcheck im Erstgespräch

Neben den Fragen an die Organisation lohnt sich ein kurzer Selbstcheck für Sie: Kann ich das, darf ich das, will ich das? Das schützt vor Aufträgen, die fachlich oder vom Mandat her nicht stimmig sind.

Kann bedeutet: Habe ich Kompetenz und Erfahrung für diesen Kontext?
Darf bedeutet: Habe ich die Erlaubnis, ein klares Mandat und die innere Freigabe, auch heikle Themen anzusprechen?
Will bedeutet: Passt der Auftrag zu meiner Haltung, und bin ich bereit, ihn wirklich zu tragen?

Mehr zu KDW und Stimmigkeit steht im Beitrag Stimmige Auftragsklärung im Coaching.

Fragen zur Auftragsklärung im Erstgespräch

Hier eine Liste möglicher Fragen für ein Erstgespräch in einem Unternehmen oder einer Organisation. Sie berücksichtigen alle drei Ecken, Vision und Strategie, Struktur und Unternehmenskultur, und die Systemgesetze.

Vision und Strategie

Vision und Werte

Wofür steht das Unternehmen?
Welche Werte sind vorherrschend?
Was ist die Vision? (Nicht nur Geld als Vision!)

Leitbild

Was ist das Leitbild? Wenn es eines gibt, wird es gelebt?
Wie viel davon wird gelebt?
Verbesserungen?

Strategie

Welche Strategie verfolgt die Organisation?
Welche strategische Ausrichtung liegt vor?

Struktur

Informationsfluss

Werden Informationen weitergegeben?
Wie rechtzeitig geschieht das?
Gibt es Engpässe?
Gibt es kritische Schnittstellen?
Verbesserungen?

Zuständigkeiten und Rollen

Welche Rollen gibt es?
Gibt es Stellenbeschreibungen?
Wofür gibt es Zuständigkeiten?
Verbesserungen?

Verantwortlichkeiten

Hierarchieebenen: Liegt eine lineare oder eine gestufte Verantwortung vor?
Wie ist das Selbstverständnis?
Wird delegiert und kontrolliert?
Welche Aufgaben könnten delegiert werden?

Kompetenzen

Sind die Kompetenzen erkannt?
Werden die Kompetenzen richtig eingesetzt?
Was machen die Mitarbeiter besonders gern oder gar nicht gern?
Gibt es berufliche Perspektiven?
Welche Schulungen werden gebraucht?

Abläufe und Strukturierung

Sind die Arbeitsabläufe optimal?
Gibt es Doppelarbeit?
Verbesserungen?
Sollte umstrukturiert werden?

Unternehmenskultur

Fehlerkultur

Dürfen Fehler gemacht werden?

Feedback

Gibt es ein 360-Grad-Feedback?
Wie wird Feedback gegeben?
Wie ist die Haltung beim Feedback? Ist sie wertschätzend?
Wird Lob ausgesprochen?
Was macht der Vorgesetzte oder der Mitarbeiter besonders gut?

Verlässlichkeit

Werden Absprachen eingehalten und pünktlich erledigt?
Verbesserungen?

Offenheit

Wie offen ist das Unternehmen, wie offen sind die Abteilungen in sich, untereinander und auf den Hierarchieebenen?

Motivation

Wie motiviert sind die Mitarbeiter und Chefs auf einer Skala von 0 bis 100?
Verbesserungen?
Lassen sich Punkte der Demotivation ausmachen?

Systemgesetze als Fundament

Werden die Systemgesetze eingehalten?
Welche Systemgesetzverletzungen liegen vor?
Gab es für wichtige Positionen einen Vorgänger, und ist er im Guten gegangen? (siehe Vergifteter Platz als Konfliktursache)

Was nach der Auftragsklärung entsteht

Eine gute Auftragsklärung liefert mehr als eine Problembeschreibung. Sie macht sichtbar, ob es eher ein Führungsthema ist, eher ein Strukturthema, eher ein Kulturthema oder eine Kombination. Sie zeigt auch, ob die Organisation gerade an einer Stelle dreht, obwohl die Ursache an einer anderen Ecke liegt. Liegt die Ursache auf der Systemgesetzebene, wird sie zuerst geklärt, bevor Struktur und Regeln geändert werden.

Häufige Fragen

Warum ist Auftragsklärung bei Unternehmenskultur so wichtig?

Weil Unternehmenskultur nicht isoliert entsteht. Sie ist verbunden mit Vision, Struktur und Führung. Ohne Auftragsklärung werden häufig die Folgen bearbeitet statt die Ursachen geklärt.

Welche Fragen bringen im Erstgespräch am schnellsten Klarheit?

Fragen zu Verantwortung und Entscheidungswegen, zur Verlässlichkeit von Absprachen und zu den Punkten, an denen sich Menschen nicht gesehen, nicht zugehörig oder ungerecht behandelt fühlen. Das sind häufig die stärksten Hinweise auf Ursachen auf der Systemgesetzebene.

Wann reicht ein Kulturworkshop nicht aus?

Wenn Konflikte festgefahren sind, wenn Vertrauen beschädigt ist oder wenn Systemgesetzverletzungen im Raum stehen. Dann braucht es zuerst Klärung, bevor neue Regeln und Formate im Alltag tragen.